Si vous souhaitez organiser un événement d'entreprise, sachez que vous devez rédiger un rétro planning qui vous permettra de connaître l'avancée de vos étapes pendant toute la durée de la préparation de l’événement.
Quel est l'objectif d'un événement d'entreprise ?
Cet événement qui doit réunir toute une équipe, un service, ou quelques collaborateurs, doit pouvoir permettre l'atteinte de divers objectifs comme :
Retrouver un esprit de cohésion redynamiser une équipe se recentrer sur un objectif améliorer la compétitivité d'une entreprise remotivation des collaborateurs profiter de la présence de partenaires pour renforcer les liens
Les différentes étapes pour organiser un événement
Tout d'abord, vous devez décider du thème de cette réunion, et si cet événement est un séminaire de travail pur ou bien si vous souhaitez mêler travail et plaisir. De nos jours, de nombreuses entreprises font appel à des gîtes ou bien des centres de loisirs pour y pratiquer des activités sportives. Par ailleurs, vous pouvez profiter de ce moment chaleureux et convivial pour faire découvrir à vos collègues des activités ludiques ou originales. Faites jouer votre imagination ! Ensuite, vous devez prendre soin de planifier longtemps à l'avance cet événement d’entreprise avec leurs animations, afin que tous les collaborateurs concernés puissent réserver une date sur leurs agendas. Cette échéance peut très bien se dérouler sur deux jours (le temps d'un week-end, par exemple), si vous avez un temps de trajet important. Ensuite, il vous sera nécessaire de réserver un lieu accueillant, facile d'accès, et de planifier bien évidemment un budget avec le service comptabilité ou bien le siège de votre groupe. Prenez soin de demander la confirmation de présence de vos collègues afin de réserver suffisamment de couverts au restaurant ou bien chez le traiteur.
En effet, autour d'un buffet déjeunatoire ou dinatoire, vos collègues pourront discuter entre eux, se déplacer, et ne pas être contraints de ne pas pouvoir discuter avec d'autres collègues qu'ils ne côtoient que rarement. Faites-en sorte que ce moment privilégié soit un temps d'écoute, de partage. La décoration doit être soignée et vous devez correctement établir une signalétique, indiquant ainsi l'accès, l'étage, le nom de la salle. Profitez-en pour commander dans une agence de communication des kakémonos, des fanions, des drapeaux, afin d'avoir un fort impact visuel dans les réseaux sociaux, si vous souhaitez communiquer sur cet événement annuel ou exceptionnel. Présentez les personnes qui seront susceptibles de prendre la parole en rédigeant un ordre du jour que vous aurez au préalable envoyé par mail aux personnes concernées, en précisant les temps forts de l'évent. Quelques jours avant cet événement, vous pouvez relancer vos collègues. Après cette soirée ou journée, vous devrez sans doute publier sur le journal interne de l'entreprise, des photos avec des légendes de votre événement d'entreprise.
Cette communication permettra de montrer aux autres services que vous avez ressoudé l'esprit d'équipe, ou bien que vous avez motivé les agents sur un même objectif. Les salariés seront sensibles à cette attention, qui démontre un réel engagement de la part de la direction mais également une véritable prise en compte du sens du mont management.
